Реєстрація документів в органах ДВС

Документи,  віднесені до компетенції органів державної виконавчої служби,   складаються   з   документів виконавчого провадження та інших службових документів.

Документи виконавчого провадження,  в тому числі скарги, заяви  (клопотання) сторін виконавчого провадження,  які подаються відповідно до   Закону   України   "Про   виконавче провадження" ,  та матеріали за наслідками їх розгляду, є невід'ємною частиною виконавчого провадження і приєднуються до нього.

Інші службові документи визначаються  номенклатурою  справ органу державної виконавчої служби.

Документи, що надходять на адресу відділу державної виконавчої служби приймаються, попередньо опрацьовуються та реєструються діловодом відділу.

Кореспонденція, що надсилається електронною поштою, приймається адресатами – користувачами поштових скриньок.

Кореспонденція, що надсилається факсимільним і телексним зв’язком, приймається працівниками, відповідальними за виконання службових документів. У разі необхідності така кореспонденція передається для реєстрації чи обліку.

Реєстрація вхідних документів здійснюється шляхом присвоєння їм єдиного реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ увідповідному журналі реєстрації.

Дата реєстрації і реєстраційний індекс документа проставляються у реєстраційному штампі, як правило, у нижньому правому вільному від тексту куті першої сторінки документа. Основним принципом реєстрації документів є одноразовість.

Кореспонденція, яка надійшла до Відділу поштою або з прийому, підлягає реєстрації в Журналі реєстрації загальної вхідної кореспонденції за встановленою формою .

Виконавчі документи та документи, що їх доповнюють, підлягають реєстрації в Журналі реєстрації вхідних документів про відкриття виконавчого провадження в ЄДРВП. Зареєстровані в установленому порядку документи розглядаються керівником Відділу не пізніше наступного робочого дня з дня надходження кореспонденції до Відділу, а документи за рішеннями, що підлягають негайному виконанню, – в день їх надходження. Результати розгляду документів керівником фіксуються в резолюції.

Після накладення резолюції керівником Відділу документи повертаються діловоду для внесення необхідної інформації до реєстраційних та (або) облікових журналів, не пізніше наступного робочого дня з дня накладення резолюції і передаються виконавцям до виконання або на ознайомлення. Документи, отримані безпосередньо керівником Відділу на особистому прийомі, передаються на реєстрацію діловоду в день їх надходження.

З метою оперативного опрацювання інформації листи-відповіді на запити державного виконавця передаються діловодом у день їх реєстрації безпосередньо виконавцям під розписку в Журналі реєстрації листів-відповідей на запити державного виконавця.

Реєстрація вхідних, вихідних та інших службових документів здійснюється за допомогою комп’ютеризованої системи організації діловодства, яка призначена для одержання статистичних даних щодо документообігу, оперативного пошуку документів та контролю за термінами їх виконання. При автоматизованій (комп’ютерній) формі реєстрації документів запис здійснюється шляхом прямого введення обов’язкового складу реквізитів, який установлений для відповідних журналів у паперовій формі. За необхідності склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений.

                                                                                                                                Провідний спеціаліст відділу ДВС Сколівського РУЮ

Гадюк І.М.