Діловод органу державної виконавчої служби, відповідно до Порядку роботи з документами в органах державної виконавчої служби, 1)приймає виконавчі документи та документи, що їх доповнюють, 2)попередньо опрацьовує та 3)реєструє. Виконавчі документи та документи, що їх доповнюють, підлягають реєстрації в Журналі реєстрації вхідних документів про відкриття виконавчого провадження під одним реєстраційним номером. Після реєстрації виконавчих документів та документів, що їх доповнюють діловод органу державної виконавчої служби, не пізніше наступного робочого дня з дня надходження документів до органу державної виконавчої служби, а документи за рішеннями, що підлягають негайному виконанню, - в день їх надходження передає такі документи керівнику відповідного органу державної виконавчої служби для розгляду, який фіксується накладенням резолюції керівником. Керівник органу державної виконавчої служби також не пізніше наступного робочого дня з дня надходження документів до органу державної виконавчої служби, розглядає документи, а документи за рішеннями, що підлягають негайному виконанню, розглядає в день їх надходження. Документи, що надходять на адресу районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділів державної виконавчої служби (далі - Відділ) приймаються, попередньо опрацьовуються та реєструються діловодом Відділу. Кореспонденція, що надсилається електронною поштою, приймається адресатами - користувачами поштових скриньок. Кореспонденція, що надсилається факсимільним і телексним зв'язком, приймається працівниками, відповідальними за виконання службових документів. У разі необхідності така кореспонденція передається для реєстрації чи обліку. Попереднє опрацювання документів включає перевірку правильності їх адресування, оформлення і цілісності упаковки, її розкриття, перевірку наявності документів та додатків до них, а також розподіл їх за виконавцями. Визначення виконавців здійснюється відповідно до змісту документів і розподілу обов'язків між працівниками Відділу. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. У разі одержання документів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (упаковки) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий примірник - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ними для розгляду за належністю.
Реєстрація вхідних документів здійснюється шляхом присвоєння їм єдиного реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ у відповідному журналі реєстрації. Дата реєстрації і реєстраційний індекс документа проставляються у реєстраційному штампі як правило, у нижньому правому вільному від тексту куті першої сторінки документа. Зазначений штамп використовується виключно для реєстрації вхідних документів. На документах, що підлягають обліку, та на вихідних документах реєстраційний штамп не проставляється. Додатки до документів окремо не реєструються. У випадку, коли додаток може бути використаний як самостійний документ, реєстраційний штамп з номером основного документа дублюється і на додатку. Основним принципом реєстрації документів є одноразовість. Не підлягають реєстрації, а передаються для приєднання до виконавчого провадження з відміткою діловода про дату їх держання: виклики державного виконавця, а також інші документи виконавчого провадження, повернуті за неврученням адресату; повідомлення про одержання документів виконавчого провадження;повернуті з банків та інших фінансових установ платіжні документи. Не реєструються також рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, повернена (як помилково надіслана Відділом) кореспонденція, зведення та інформація, надіслані до відома, навчальні плани, програми (копії), друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
Помилково доставлена кореспонденція пересилається діловодом за належністю або повертається відправнику в термін до двох робочих днів. Кореспонденція, яка надійшла до Відділу поштою або з прийому (крім звернень громадян, які розглядаються відповідно до
Закону України "Про звернення громадян" , документів про відкриття виконавчого провадження, листів-відповідей на запити державного виконавця), підлягає реєстрації в Журналі реєстрації загальної вхідної кореспонденції за встановленою формою. Виконавчі документи та документи, що їх доповнюють, підлягають реєстрації в Журналі реєстрації вхідних документів про відкриття виконавчого провадження під одним реєстраційним номером. Дата надходження документів зазначається у цих журналах через усю сторінку поперек граф журналу. Порядковий номер за журналом проводиться, починаючи з першого номера, за порядком у межах календарного року. При реєстрації вхідних документів складові частини індексу документа у реєстраційному штампі складаються з порядкового реєстраційного номера документа у відповідному журналі реєстрації, індексу справи за номенклатурою та можуть доповнюватися індексами виконавців. Зареєстровані в установленому порядку документи розглядаються керівником Відділу не пізніше наступного робочого дня з дня надходження кореспонденції до Відділу, а документи за рішеннями, що підлягають негайному виконанню, - в день їх надходження. Результати розгляду документів керівником фіксуються в резолюції. Після накладення резолюції керівником Відділу документи повертаються діловоду для внесення необхідної інформації до реєстраційних та (або) облікових журналів, у необхідних випадках - для оформлення документів в обкладинку, та не пізніше наступного робочого дня з дня накладення резолюції передаються виконавцям до виконання або на ознайомлення. Документи, отримані безпосередньо керівником Відділу на особистому прийомі, передаються на реєстрацію діловоду в день їх надходження. З метою оперативного опрацювання інформації листи-відповіді на запити державного виконавця передаються діловодом у день їх реєстрації безпосередньо виконавцям під розписку в Журналі реєстрації листів-відповідей на запити державного виконавця. Дата надходження документів зазначається у цьому журналі через усю сторінку поперек граф журналу. Порядковий номер за журналом проводиться, починаючи з першого номера, за порядком у межах календарного року. Вихідна кореспонденція відправляється через діловода не пізніше наступного робочого дня після підписання (затвердження)
документа (супровідного листа). Для реєстрації таких документів у Відділі ведеться Журнал реєстрації вихідної кореспонденції Якщо кореспонденція передається іншим установам,
організаціям через розсильного, вона також записується в Розносну книгу для місцевої кореспонденції У разі направлення документів виконавчого провадження рекомендованими листами діловодом складаються реєстри на відправлення рекомендованої кореспонденції .
Реєстрація вхідних, вихідних та інших службових документів може здійснюватися за допомогою комп'ютеризованої системи організації діловодства, яка призначена для одержання статистичних даних щодо документообігу, оперативного пошуку документів та контролю за термінами їх виконання. При автоматизованій (комп'ютерній) формі реєстрації
документів запис здійснюється шляхом прямого введення обов'язкового складу реквізитів, який установлений для відповідних журналів у паперовій формі. За необхідності склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений. Процедура ведення журналів при автоматизованій (комп'ютерній) формі реєстрації документів полягає у щоденному
роздрукуванні списків реквізитів відповідних журналів і віднесенні їх до відповідних справ згідно із номенклатурою. Форма списку при друкуванні журналів за допомогою програмного
засобу повинна відповідати таким вимогам: - у заголовній частині списку відповідати формі заголовку відповідного журналу; - додатково в правій верхній частині заголовка повинна бути вказана дата друкування списку; - у кінці списку в правому нижньому куті повинно бути зазначене прізвище діловода і його підпис. Діловодство з виконання рішень в органах державної виконавчої служби це - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи із службовими документами, що віднесені до компетенції органів державної виконавчої служби, з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів. Документи, віднесені до компетенції органів державної виконавчої служби, складаються з документів виконавчого провадження та інших службових документів. Документи виконавчого провадження, в тому числі скарги, заяви (клопотання) сторін виконавчого провадження, які подаються відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" , та матеріали за наслідками їх розгляду, є невід'ємною частиною виконавчого провадження і приєднуються до нього. Інші службові документи визначаються номенклатурою справ органу державної виконавчої служби. Реквізити виконавчого документа або заяви про примусове виконання рішення, якщо виконавчий документ не був пред'явлений в установленому порядку, вносяться діловодом до Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, який ведеться окремо на кожного державного виконавця. Одночасно діловод заводить обкладинку на виконавче провадження, до якої державний виконавець в процесі виконання приєднує документи виконавчого провадження. Кожній обкладинці виконавчого провадження діловодом присвоюється номер виконавчого провадження, який складається з порядкового номера згідно із Журналом обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, та індексу виконавця. Передавання документів про відкриття виконавчого провадження державному виконавцеві здійснюється діловодом під підпис у Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві. Дата одержання документів переноситься державним виконавцем із Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, на обкладинку виконавчого провадження у графу "Передано до виконання". Державний виконавець після одержання документів про відкриття виконавчого провадження у встановлений Законом України "Про виконавче провадження" строк приймає рішення щодо відкриття виконавчого провадження чи відмови у його відкритті. З метою спрощення процедури пошуку виконавчих проваджень допускається ведення алфавітного покажчика виконавчих проваджень Такі журнали можуть вестися окремо щодо кожного державного виконавця за виконавчими провадженнями, що ними одержані. Зведене виконавче провадження щодо одного й того самого боржника формується в обкладинці на зведене виконавче провадження за постановою про об'єднання у зведене виконавче провадження. З метою обліку виконавчих проваджень, приєднаних до зведеного виконавчого провадження, державний виконавець веде облікову картку на зведене виконавче провадження та складає розрахунок про розподіл грошових коштів у міру їх стягнення, які долучаються до зведеного виконавчого провадження. Після закінчення календарного року відомості про незавершені виконавчі провадження щодо одного й того самого боржника переносяться до нової облікової картки на зведене виконавче провадження. За необхідності зведені виконавчі провадження можуть обліковуватися в окремих реєстраційних формах, про що видається відповідний організаційно-розпорядчий документ керівником органу державної виконавчої служби. Постанови державного виконавця, які є виконавчими документами відповідно до Закону України "Про виконавче провадження" , при виділенні їх у окреме виконавче провадження підлягають внесенню до Журналу обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві. Копія постанови про виведення виконавчого документа у окреме виконавче провадження приєднується до окремого виконавчого провадження разом із виконавчим документом, який виділяється. У матеріалах виконавчого провадження, з якого виділяється виконавчий документ у окреме виконавче провадження, залишається ксерокопія виконавчого документа, що виділяється. Завершене виконавче провадження формується державним виконавцем у хронологічному порядку за заявою (супровідним листом суду) про примусове виконання рішення відповідно до дати надходження (створення) документів виконавчого провадження. Ксерокопію виконавчого документа державний виконавець приєднує до матеріалів виконавчого провадження в останню чергу. Документи, що приєднуються до матеріалів виконавчого провадження, мають бути тільки в одному примірнику. У завершеному виконавчому провадженні аркуші нумеруються та скріплюються металевими скріпками, об'ємні за своїм змістом (понад 35 аркушів) прошиваються. Після завершення виконавчого провадження виконавчий документ з відміткою про виконання (повне, часткове, про неможливість стягнення тощо) надсилається за належністю разом з відповідною постановою державного виконавця та супровідним листом, який підписується керівником органу державної виконавчої служби або його заступником. Відмітка про виконання завіряється підписом відповідальних осіб, що безпосередньо здійснювали виконання, із зазначенням їх посади, прізвища та ініціалів, а також скріплюється печаткою. Якщо стягнення проводилось на користь держави, у виконавчих документах зазначається розмір стягнутих коштів, а також дата та номер платіжного документа. Якщо стягнення проводилось на користь фізичних чи юридичних осіб, зазначається розмір стягнутих коштів за виконавчим документом. Одночасно у всіх завершених виконавчих провадженнях зазначається дата, підстава закінчення виконавчого провадження (повернення виконавчого документа) згідно із законом (пункт, частина, стаття закону) та сума стягненого виконавчого збору. У виконавчих документах, за якими відмовлено у відкриті виконавчого провадження, робиться відмітка із зазначенням дати винесення постанови про відмову у відкритті виконавчого провадження та норми закону (пункт, частина, стаття закону), на підставі якої прийнято рішення про відмову. Виконавчі документи для відправлення передаються державним виконавцем діловоду під підпис в Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві. Зберігання завершених виконавчих проваджень здійснюється у спеціально відведеному для цієї мети приміщенні (робочій кімнаті) органу державної виконавчої служби. На кожному виконавчому провадженні, що передане на зберігання, повинна бути резолюція безпосереднього керівника державного виконавця, яку він накладає після ретельної перевірки всіх документів у виконавчому провадженні. Передача виконавчих проваджень на зберігання здійснюється державним виконавцем один раз у півріччя на підставі здавального опису (завершених виконавчих проваджень) після складення статистичного звіту. Здавальний опис (завершених виконавчих проваджень) складається у двох примірниках. У тому разі, коли державному виконавцеві повідомлено про розгляд у суді справи, до якої можуть бути залучені матеріали виконавчого провадження, або про направлення заяви до Європейського суду з прав людини щодо оскарження дій (бездіяльності) державного виконавця по виконанню рішення суду чи іншого органу (посадової особи) або відмови у здійсненні передбачених законом дій, передане на зберігання виконавче провадження підлягає поверненню державному виконавцеві, про що робиться відмітка у здавальному описі. Незавершені виконавчі провадження, в тому числі ті, що входять до складу зведеного виконавчого провадження, підлягають перереєстрації державним виконавцем в термін до 10 січня кожного наступного року в новозаведеному Журналі обліку виконавчих проваджень, переданих державному виконавцеві, із присвоєнням нового порядкового номеру, який переноситься на обкладинку виконавчого провадження. Дані стосовно виконавчих документів, що надійшли до органу державної виконавчої служби, та подальшого виконання відкритих виконавчих проваджень підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру виконавчих проваджень відповідно до вимог Положення про Єдиний державний реєстр виконавчих проваджень. Номер, присвоєний виконавчому провадженню у цьому реєстрі, переноситься у визначену графу на обкладинці виконавчого провадження.

 

 Провідний спеціаліст ВДВС Сколівського РУЮ Гадюк І.М.